Consejos para realizar la mudanza de tu oficina de una forma óptima
Son muchos los motivos por los que, en un momento dado, podemos vernos obligados a mudar nuestro lugar de trabajo a una oficina nueva. La subida de los alquileres en algunas zonas de tu ciudad, un proyecto nuevo en una nueva empresa o la necesidad de ampliar o reducir el espacio de tu negocio, pueden llevarte a tomar esta decisión.
Dependiendo de cómo se gestione este traslado de oficina, puede convertirse en una experiencia positiva o en una gran pérdida económica para la empresa.
A continuación te damos algunas claves para ayudarte a pasar por este momento de la mejor manera posible.
Cómo realizar las mudanzas de oficinas
1. Plantéate qué necesitas realmente. Aprovecha para tirar cosas que ya no sirvan y llevarte solo lo estrictamente necesario. Regala cosas a tus compañeros, quizás ellos puedan necesitar algo que tú ya no. Aprovecha para reciclar o donar objetos y mobiliario.
2. Anticípate. Con el fin de evitar un estrés innecesario, no lo dejes todo para última hora. Prepárate una hoja de ruta organizada con todos los profesionales y subcontratistas que pueden estar implicados en el traslado de la oficina (empresa de mudanza, informáticos, pintores, empresa de mobiliario nuevo de oficina, etc). De esta manera, estará todo coordinado y controlado.
3. Mantén tu espacio ordenado antes de la mudanza, así te será más fácil ubicar, en todo momento, los objetos que se van a trasladar. Es más complicado embalar en un lugar desordenado.
4. Clasifica el material por orden de embalaje y desembalaje y anota a qué departamento pertenece cada caja. Piensa, antes de empezar a embalar, en qué orden resultará más acertado desembalarlo y colocarlo después.
5. Prepara el material de embalaje adecuado: cajas de distintos tamaños, cinta adhesiva, rotuladores, marcadores, precintos y demás. Esto es fundamental. La empresa de mudanzas debe informarte de qué tipo de caja es más adecuado para los archivos, objetos de oficina y de decoración que vayas a trasladar.
6. Al embalar, no cambies de un departamento a otro sin haber terminado. Mantén el orden que te has marcado para no confundirte. Una cosa detrás de la otra.
7. Etiqueta o enumera todas las cajas para no equivocarte después al desembalar y escríbelo todo en una lista de papel o incluso, grosso modo, en la propia caja. De este modo, si necesitas algo que ya embalaste antes de la mudanza, te será más fácil y rápido identificarlo y recuperarlo.
8. Un consejo para empacar contenidos compuestos por muchos papeles: es preferible hacer grupos de folios más pequeños en más cajas que al revés.
9. Ten mucho cuidado con los objetos personales tanto antes como durante la mudanza: artículos como tu ordenador portátil, documentos “indispensables”, llaves del nuevo despacho, mochila o maletín deben ser mantenidos siempre cerca de ti. Una mudanza es un momento de confusión y muchas cajas por todos lados. Evita un momento de nervios por pérdidas o daños.
10. Si dejas la mudanza en manos de profesionales, contrata a una empresa fiable, con valoraciones positivas en sus reseñas y con experiencia. Si el embalaje tampoco lo realizas tú, asegúrate de que alguien de confianza lo supervise.
Y sobre todo, evita problemas logísticos y de red
- Ponte en contacto con todas las partes logísticas interesadas, como clientes y proveedores. Infórmales con claridad y tiempo suficiente sobre el traslado, para que no se cometa ningún error en las entregas, recogidas y demás
- Prevé servicios y habilitaciones. Quizás algunos servicios básicos del nuevo local aún estén a nombre de los propietarios anteriores y podrían haber sido cortados. Para realizar una transición lo más rápida posible y empezar a trabajar sin problemas, recomendamos activarlos previamente. Si hay que hacer habilitaciones comerciales en las nuevas instalaciones, adelanta los plazos para evitar retrasos.
- Planea con tiempo todo lo relacionado con el cableado de red e Internet en la oficina nueva, ya que puede retrasarse más de lo que imaginas. Es conveniente tener un plan B o alternativas de conectividad a mano si la calidad de tu trabajo depende de una buena comunicación.
Dicho todo esto, solo nos queda darte un último consejo: disfruta de tu nueva oficina y vive el cambio con ilusión!